Уважаемые коллеги!
Работа нашей Компании напрямую зависит от наличия клиентов. Поэтому, для поддержания общего имиджа нашей организации всем сотрудникам рекомендуется соблюдать нормы служебной, профессиональной этики, правила делового поведения и стандарты офисного внешнего вида.
Сотрудники представляют облик Компании для клиентов, поэтому от имиджа каждого конкретного сотрудника, его поведения на рабочем месте и работы с клиентами зависит имидж фирмы и, в конечном счете, ее коммерческий успех.
Данные Правила распространяются как на сотрудников Компании, так и на сотрудников сторонних организаций, расположенных на территории Компании.
Профессиональное поведение
Работники в процессе своей трудовой деятельности должны руководствоваться самыми высокими нормами делового общения:
· поддерживать деловую репутацию и имидж Компании в деловых кругах;
· при взаимоотношениях с работниками других предприятий и организаций, государственных структур, а, в особенности, с клиентами Компании, действовать честно, этично и справедливо, проявлять корректность, внимательность, терпимость и уважение.
Обслуживание клиентов – важнейшая задача Компании, поэтому сотрудники должны обеспечить любого клиента наилучшим сервисом. В условиях жесткой конкуренции клиент может перейти к конкуренту из-за некачественного обслуживания. Наша главная задача – не только привлечь клиента, но и создать все условия для долгосрочного сотрудничества с ним. Предупредительное отношение к клиенту, создание наиболее благоприятных условий для него является залогом длительных партнерских отношений.
За задержки в обслуживании клиентов, а также за некачественное или недостаточно профессиональное обслуживание ответственность несет непосредственный руководитель подразделения, которое обслуживало клиента.
Соблюдение правил пожарной безопасности
Курение на территории Компании допустимо только в строго отведенных и оборудованных местах.
Для работников технического центра – с западной стороны здания, около выезда из сервисной зоны на парковку.
Для остальных работников – возле восточного выхода из здания.
Непосредственный руководитель подразделения несет персональную ответственность за соблюдение данных требований и требований пожарной, санитарной, технической безопасности, сохранности мебели, оборудования и технических средств в помещении.
Общие правила внутреннего распорядка
Сотрудникам Компании следует:
Бережно относиться к имуществу Компании, принимать меры по предотвращению ущерба, который может быть причинен Компании;
Эффективно и только в рабочих целях использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование;
Стремиться к сокращению затрат на междугородные телефонные переговоры, широко используя возможности электронной почты;
Экономно и рационально расходовать материалы и электроэнергию, другие материальные ресурсы;
Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях.
Рабочий день начинается с 9-00. Время прибытия для всех сотрудников Компании за 15 минут до начала рабочего дня для приведения своего внешнего вида и рабочего места в надлежащий вид.
Окончание рабочего дня в 18-00 для всех сотрудников Компании, за исключением сотрудников Технического центра. Окончание рабочего дня для сотрудников Технического центра – 19-00. Всем сотрудникам запрещается покидать рабочее место до окончания рабочего дня.
В случае дополнительного согласования графика работы с руководителем структурного подразделения в каждом конкретном случае график работы может быть установлен индивидуально, если это не сказывается на трудовой деятельности работников Компании.
Стиль общения сотрудников по телефону
Впечатление о Компании складывается у клиента по первому телефонному разговору, поэтому каждый сотрудник обязан уметь грамотно общаться по телефону.
Недопустимо игнорирование телефонных звонков: не позднее третьего сигнала звонка должен следовать ответ. Отвечая на телефонный звонок, необходимо вежливо поздороваться, произнести название Компании и представится, указав свое имя и должность. Телефонные переговоры должны вестись громким четким голосом, речь должна быть внятной, доброжелательной.
В случае если сотрудник, у которого звонит телефон, обслуживает присутствующего клиента, на телефонный звонок должен ответить кто-то из коллег, либо, извинившись перед присутствующим клиентом, сотрудник Компании отвечает на телефонный звонок и попросив оставаться собеседника на линии, заканчивает разговор с клиентом. Телефонный звонок не должен быть оставлен без внимания.
При внутреннем переводе звонков на подразделение повторное упоминание названия Компании не нужно. Сотрудник подразделения, отвечая на телефонный звонок, вежливо представляется, указывая наименование подразделения и свое имя.
Стиль общения сотрудников между собой
В целях создания здорового рабочего климата и открытого и своевременного общения каждый работник Компании, не зависимо от занимаемой должности, обязан уважать личное достоинство и не позволять себе яркой эмоциональной оценки действий других.
Руководство Компании поддерживает политику открытых дверей для своих сотрудников. Это означает, что непосредственный руководитель обязан выслушать своего подчиненного и отреагировать соответствующим образом.
Если непосредственный руководитель не желает или не может выслушать своего подчиненного, то последний может обратиться в Службу персонала.
Работа в команде и усилия всех сотрудников являются условиями достижения успеха. Компания приветствует доброжелательные взаимоотношения сотрудников и всеми силами способствует сохранению благоприятного социально-психологического климата в коллективе. Все разногласия сотрудников решаются их непосредственным руководителем или в сотрудничестве с работниками Службы персонала.
Недопустимо делать какой бы то ни было конфликт достоянием третьих лиц.
Руководство Компании поощряет обращение сотрудников с идеями, отзывами и любыми предложениями и проблемами.
В присутствии клиентов Компании обращение к вышестоящему руководителю по имени недопустимо. Фамильярное отношение между работниками Компании в присутствии третьих лиц не допускается, как и открывание дверей без стука, вхождение в кабинет без разрешения и перебивание разговора других сотрудников между собой или с клиентом.
Руководство Компании надеется на соблюдения правил делового этикета всеми работниками.
Стиль одежды и внешний вид
Образ сотрудника должен олицетворять собой представительность, надежность, стабильность.
Сотрудники должны выглядеть опрятно: одежда – чистая и отглаженная, обувь – начищенная, прическа – аккуратная. В зимний период обязательна сменная обувь. Мужчины должны быть чисто выбриты. Не желательно использование вечерней парфюмерии (с резким запахом), яркой косметики и экстравагантных причесок (для женщин).
· для мужчин
Деловой костюм. Возможен комбинированный костюм (например, черный пиджак – серые брюки, брюки с рубашкой без пиджака). Рубашка с длинным (в зимний период) или коротким (в летний период) рукавом Обязательно наличие галстука.
Для сотрудников IT-отдела, водителей, курьеров возможны брюки с джемпером.
· для женщин
Желателен деловой костюм (брючный или юбочный). Возможно, также комбинировать юбку или брюки с блузкой без пиджака, джемпером или свитером (не толстым). В летнее время желательны колготы.
· для мужчин
Любую одежду из джинсовой ткани;
Костюмы и обувь ярких расцветок;
Спортивную одежду и обувь;
Трикотажные майки, джемпера, свитера и «водолазки» без пиджаков;
Носки ярких расцветок.
· для женщин
Спортивную одежду и обувь;
Сандалии, обувь с высотой каблука свыше 7 см.;
Одежду из прозрачного материала;
Трикотажные майки;
Любую одежду из джинсовой ткани, кожаную обтягивающую одежду;
Брюки или юбки «на бедрах»;
Короткие блузки или джемпера, оставляющие открытой полоску живота;
Короткие юбки (более чем на 10 см выше колена);
Сильно декольтированные блузки и джемпера;
Колготы с рисунком, в сеточку;
Одежду вечернего стиля, а также экстравагантную, претенциозную одежду;
Большое количество украшений.
В субботу допускается свободный стиль одежды, т.е. из джинсовой ткани.
Сотрудники недолжны приводить себя впорядок непосредственно вофисе: причесываться, использовать парфюмерно-косметические средства, чистить обувь иодежду ипр.
Любые правила относительно внешнего вида сотрудников действуют для всех без исключения ивтечение всего рабочего времени (т. е. пока Компания открыта ивней кто-то есть) врабочие дни. Если сотрудник, находясь вотпуске, посетил Компанию, оннеобязан соблюдать эти правила.
Вслучае несоответствия внешнего вида сотрудника настоящим правилам онможет быть отправлен домой, время его отсутствия Компанией оплачено небудет.
Засоблюдением правил должен следить руководитель отдела. Также руководитель другого отдела или кто-либо извысшего руководства вправе сделать замечание сотруднику онедопустимости нарушения.
Для сотрудников, непосредственно работающих с клиентами В торговом зале:
Все сотрудники Компании, а также сотрудники других организаций, имеющие непосредственное отношение к клиентам (секретари, офис-менеджеры, менеджера по продажам, менеджеры по обслуживанию клиентов, кредитные инспекторы, товароведы и т.д.) в обязательном порядке должны носить корпоративную форму одежды и бейджик с указанием имени сотрудника.
При отсутствии корпоративной формы одежды:
· для мужчин:
Деловой костюм. Обязательно наличие галстука. Бейджик с указанием имени сотрудника.
· для женщин:
Деловой костюм черного цвета, включающий в себя прямую юбку и жилет. Блузка или рубашка белого цвета с длинным рукавом. Аккуратный маникюр. Не допускается обувь с открытым задником и большое количество ярких и броских украшений.
Для работников, работающих в производственных помещениях
Все сотрудники Компании, работающие в производственных помещениях, а также с сильно загрязняющими веществами и материалами в обязательном порядке должны носить специальную одежду либо иметь сменную одежду.
Посещение мест общественного питания
Во избежание задержки в обслуживании клиентов, вовремя обеденного перерыва, один из сотрудников каждого из подразделений Компании обязан, находится на рабочем месте.
При посещении мест общественного питания работникам, работающим в производственных помещениях, а также с сильно загрязняющими веществами и материалами, необходимо вымыть лицо и руки, а также переодеться в чистую одежду либо надеть чистый халат.
Один из столиков в столовой всегда должен оставаться свободен. Клиенты Компании обслуживаются без очереди.
Настоящие Правила вступают в силу с 2008 года.
Надеемся на Ваше понимание и соблюдение данных правил.
С уважением, Администрация
Деловой стиль.
Деловой партнер – акула или дельфин?
Поддерживающий и не поддерживающий стили поведения.
Мужчина и женщина: особенности делового стиля и отношений на работе.
Существует понятие «деловой стиль», которое означает, ценностный, когнитивный, эмоциональный и поведенческий способ решения задач, включающий в себя способ выражения мыслей, характерную манеру поведения с деловыми партнерами, типичные для данного человека приемы организации или выполнения какой-либо работы. Деловой стиль обусловлен доминирующей мотивацией при принятии решения, как-то: человеческое благо, польза, конкретный результат, личный успех, новация или традиция. В зависимости от данной мотивации мы имеем партнера, беспокоящегося только о себе или о своей организации или об общем деле. Базовыми отличительными чертами делового стиля личности являются соотношение планирования и ситуативизма при решении вопросов, а также ориентация человека на независимость, на зависимость, на сотрудничество или лидерство. Важным отличительным признаком делового стиля выступает ориентация личности на формальное исполнение обязанностей или на человеческие отношения. Психологическими составляющими делового стиля могут быть названы степень пунктуальности, аккуратности, педантичности, отношение личности к служебной иерархии и деловому этикету, преобладание в личной работе традиций или новаций. Итак, элементами делового стиля личности являются: мотивация деятельности, способ принятия решений, характер взаимоотношений с партнером, манера организации работы.
Выбирая делового партнера, мы выбираем и деловую стратегию совместной работы с ним. Это могут быть: эгоистическая стратегия – ориентация на свои интересы и личный успех; альтруистическая стратегия – ориентация на общечеловеческие ценности и всеобщие интересы; кооперативная стратегия – ориентация на партнерские отношения и поиск взаимовыгодных решений. В работах по психологии бизнеса выделяют партнера-Акулу и партнера-Дельфина. Партнер-Акула исходит из эгоистической деловой стратегии: «Победитель всегда один. Мне незачем себя менять. Мое решение верно». Партнер-Дельфин исходит из кооперативной деловой стратегии: «Позволь каждому выиграть. Будь готов признать ошибку. А что, если…»
При выработке собственного делового стиля, а так же в процессе понимания своего партнера следует различать поддерживающий и не поддерживающий стили поведения. Поддерживающий стиль поведения – это общение, при котором личность ощущает свою значимость и ценность для партнера. Не поддерживающий стиль поведения – это общение, при котором значимость и ценность партнера сознательно или по неведению понижаются. Поддерживающий деловой стиль предполагает, что Вы постоянно демонстрируете партнеру позитивную реакцию на его присутствие, интерес к его проблемам, внимание к тому, что он говорит. Не поддерживающий деловой стиль выражается в отсутствии интереса к партнеру, желании сократить время общения, нежелание или неспособность вникать в вопросы, волнующие собеседника. Не поддерживающий поведенческий стиль может быть использован специально для понижения самооценки партнера; но может оказаться просто следствием неопытности или отсутствия навыков позитивного общения. В этом случае надо учиться активно проявлять уважение и внимание к другому человеку.
При анализе возможных деловых стилей стоит обратить внимание на пол и возраст, как факторы, во многом определяющие характер и формы делового общения.
У мужчин и женщин разный деловой стиль, то есть: разные мотивации делового поведения, разные способы решения проблем, разные приемы организации работы. Мужчины склонны к авторитарности, женщины – к демократичности. Если в организации принят демократический стиль общения, то женщины в качестве лидеров ценятся так же высоко, как мужчины, а если авторитарный, то оценка женщин-руководителей ниже. Мужчины сильные, активные, напористые, такие же женщины – агрессивные и навязчивые. Мужской стиль общения свидетельствует о стремлении к социальному доминированию и независимости, женский – к взаимной зависимости, партнерству или сотрудничеству. Различие мужского и женского делового стиля выражается в следующем:
Для мужчин характерен так называемый технократический стиль, для женщин – эмоционально-эгоистический. Мужчины легче воспринимают новации, а женщины склонны к традициям. Мужчины быстрее схватывают проблему в целом, женщины внимательнее к деталям;
Не смотря на то, что в политике, бизнесе по-прежнему доминируют мужчины, социологи и психологи выделяют мужской и женский менеджмент как различие ориентаций на власть и обмен услугами у мужчин, и на интересы людей и их желание работать – у женщин;
У мужчин рациональность и простота – главные критерии правильности решения, у женщин – позитивные человеческие последствия;
Мужчины постоянно стремятся свести на нет эмоциональную напряженность деятельности, женщины не могут работать без личного отношения к предмету деятельности и своим партнерам;
Мужчине результат важнее процесса, женщине – наоборот. Мужчины при решении любой проблемы предпочитают сокращать промежуточные звенья, для женщин характерны проработка деталей, торможение принятия окончательного решения;
Женщины рассчитывают на себя, а мужчины на команду, хотя в реальности женщины – более склонны советоваться и общаться, а мужчины более склонны к авторитарным способам принятия решений;
Женщины чаще робеют перед начальством, подчиняются чужому авторитету и склонны считать, что интересы других важнее, чем свои собственные. Самооценка у женщины, как правило, занижена, а у мужчины завышена по сравнению с реальными результатами их деятельности.
Женщины не способны разделять свою личную и профессиональную жизнь в эмоциональном плане. И счастливая и несчастная женщина работают хуже, в то время как счастливый или несчастный мужчина на работе способен отключиться от своих личных проблем, а в приватной жизни забыть о работе. 90 % мужчин считают самым важным в жизни работу.
Отношения мужчин и женщин в процессе делового общения.
Общая закономерность общения между полами заключается в том, что и мужчины и женщины оценивают новое лицо в фирме, группе, команде с позиции сексуальной привлекательности. То есть избежать влияния полового фактора на деловые отношения практически невозможно. Половые различия часто делают партнеров «проблемой» друг для друга, создают порой неосознаваемые коммуникативные барьеры. По мнению мужчин, женщина чаще демонстрирует неадекватное поведение. Мужчины упрекают женщин за неумение разбираться с собственными ошибками, пассивность и неправильную расстановку приоритетов.
Женщина является «проблемой» для мужчины в деловых отношениях потому, что женский деловой стиль определяется ориентацией на человеческие отношения и проработку деталей – мужчину это раздражает. Мужчины ненавидят, когда женщины расстраиваются, нервничают и плачут. Во-первых, они считают, что нервная реакция женщины – результат неверно принятого решения, а это принижает их самооценку. Во-вторых, они злятся на женщину за то, что она поставила их в ситуацию психологического дискомфорта. В-третьих, мужчины сами с трудом переходят из одного эмоционального состояния в другое, поэтому женская нервозность оказывается для них прелюдией перед большей нервозностью, и они отвечают на нее агрессией. Мужчину дезориентирует женская манера поведения. Например, женская манера перебивать у женщин является способом выражения повышенного интереса. Для мужчины такое поведение женщины – фактор раздражающий, означающий воинственную некомпетентность и невоспитанность. Кроме того, женщина выступает как сексуальный раздражитель.
Если мужчина хочет влиять на женщину, то лучше оставить манерно-слащавый тон и заменить его голосом убеждения. Но при этом нельзя забывать о «гипнотическом» воздействии на женщину мужских комплиментов. Женщины вообще не придают значения своим словам и абсолютизируют любые слова мужчины. Давно сказано, что мужчине с женщиной нужно быть смелым в делах и невероятно осторожным в словах. Уступчивость мужчины льстит женщине, но недолго. Если женщине предоставлено первенство, то она начинает тяготиться этой ролью. Женщина всегда требует и ждет от мужчины определенных взглядов и принципов, пассивный мужчина с неустойчивыми взглядами чужд ее пониманию.
Мужчина «непонятен» женщине своим формализмом. Она нервничает, если «он» не обращает на нее внимание и нервничает, если обращает. Женщина больше страдает от невоспитанности окружающих. Кроме того, ей постоянно досаждает мужской шовинизм. Деловой женщине приходится сопротивляться и стереотипным взглядам на женщину: женщины слишком чувствительны, женщины слишком нервозны, женщины непредсказуемы.
В мужском мире принято демонстрировать свою компетентность и принято считать женщину слабым полом. Поэтому деловой женщине приходится выбирать между мужским поведенческим стилем, который может привести к профессиональным успехам, и женским поведенческим стилем, который повысит самооценку окружающих ее мужчин, но не позволит ей сделать карьеру. Например, обращение к женщине по имени, по фамилии, уменьшительно-ласкательное подчеркивает ее особое положение в коллективе, и женщине приходится выбирать: принимать это и обрекать себя на возможное пренебрежение или отрицать, и, тем самым, рисковать попасть в смешное положение. Взрослые мужчины на рабочем месте так же ценят правила выше человеческих отношений, как в детстве во время коллективных игр. С другой стороны, когда мужчины ссорятся, то они не очень переживают, быстро забывают о ссоре и ее причине. У женщин все не так. Они после ссоры долго выясняют отношения и не скоро возобновляют близкие отношения.
Если женщина желает оказывать воздействие на мужчину, то следует знать, что психика мужчины исчерпывается верой в свою значимость. И именно эту веру необходимо постоянно укреплять. Мужчин надо постоянно хвалить, причем за действительные и конкретные успехи.
При анализе психологического подтекста деловых отношений между мужчиной и женщиной следует принимать во внимание стандартные ситуации: «начальник – подчиненный», «деловые партнеры», «коллеги». Предубеждение против женщин – начальников общеизвестно. Каждый человек, взваливая на себя руководство, сталкивается с сопротивлением окружающих. Женщина сталкивается с дополнительным сопротивлением потому, что мужчины признают только одну женщину, имеющую право руководить им – это его мать. Если женщина на работе может получать от начальника распоряжения; то мужчина от своей начальницы согласен выслушивать только советы. Мужчины ожидают от женщины исполнительности, а не способности руководить. Женщина, следовательно, может или должна постоянно демонстрировать свою компетентность и силу, соединяя несоединимое: обаяние и напористость, женственность и готовность рисковать. Психологически оптимальным считается тандем начальников мужчины и женщины, в котором мужчина выступает инструментальным лидером (формальным руководителем или человеком, способным распределять функции и принимать решения), а женщина – эмоциональным лидером (центром эмоционального напряжения и разрядки, человеком, обеспечивающем позитивные межличностные отношения в группе). Любая группа работает эффективно, если в ней есть мужчины и женщины. Мужчины не дают женщинам сплетничать и капризничать, а женщины не позволяют превратить организацию в казарму. Когда начальник – мужчина, женщина опасается с его стороны как дискриминации, так и домогательств. Получается, что сознательно культивируемый комплекс дон Жуана весьма продуктивен как поведенческий стиль общения в гетерогенных группах. Он тонизирует женщин, держит в форме мужчин, но не переводит деловые отношения в личную плоскость.
В рабочей ситуации мужчина и женщина теоретически совместимы всегда, поскольку женская иррациональность и коварство компенсируются женской же конструктивностью и коммуникабельностью, а мужская решительность и прямолинейность ослаблены желанием успеха и потребностью во власти. Практически, при взаимодействии мужчины и женщины как деловых партнеров следует предусмотреть возможность использования полового фактора в качестве дополнительного способа давления на партнера. Например, мужчины могут использовать поведенческую стратегию завуалированной враждебности против женщин: разговор на повышенных тонах, ненормативная лексика, угрозы и запугивания, бесспорно, действуют на женщину сильнее, чем на мужчину, и деморализуют ее.
В ситуации «коллеги» деловые отношения мужчины и женщины могут развиваться по нескольким негативным или позитивным траекториям. Во-первых, возможны конфликты между коллегами, если со стороны начальника проводится политика равенства полов, что практически означает отказ учитывать проблемы работающей женщины (муж, дети, хозяйство). Во-вторых, возможна дискриминация женщин в плане служебного роста. В позитивном плане, возможно привнесение личных отношений в деловое общение: дружба или приятельство, а так же служебный роман вследствие «работы в упряжке». В принципе такое воздействие полового фактора на деловые отношения является положительным, поскольку тонизирует, успокаивает и способствует адекватному самосознанию и самооценке как мужчины, так и женщины.
Таким образом, мужчина и женщина в деловых отношениях не могут не демонстрировать особенности и различия когнитивных, эмоциональных и волевых реакций и поведенческих стилей. Мужчины стремятся к независимости, а женщины заботятся о взаимозависимости, поэтому наличие в любой группе мужчин и женщин является позитивным фактором. Эффективность деятельности мужчин и женщин зависит от того, насколько они сами и окружающие условия способствуют не «равенству полов», а «равенству в различии». Деловой женщине приходится учитывать значимость правил, предписаний, инструкций для мужчин и использовать свое знание для обходных маневров. А мужчине необходимо принимать в расчет женскую обидчивость и эмоциональную память. Современные технологии общения дают возможность разным людям не изменяться, а приспосабливаясь друг к другу, делать свою жизнь комфортной.
Этикет (франц. etiquette, от греч. ethos - обычай, характер), установленный порядок поведения где-либо (первоначально в определенных социальных кругах, например при дворах монархов, в дипломатических кругах и т.п.). Сегодня различают повседневный, гостевой, деловой, воинский, дипломатический и другие виды этикета. Этикет имеет ярко выраженный ситуативный характер. Необходимость выбора того или иного слова, жеста или какого-либо еще этикетного знака в первую очередь обусловлена специфической ситуацией. Этикет органически связан с моральными нормами и общества. Система моральных установок, определяющих характер общения у самых разных народов, включает набор универсальных общечеловеческих ценностей: почтительное отношение к старшим, родителям, женщинам, понятия чести и достоинства, скромность, толерантность, благожелательность.
Нормы этикета, в отличие от норм морали, являются условными, они носят как бы характер неписаного соглашения о том, что в людей является общепринятым, а что нет. Каждый культурный человек должен не только знать и соблюдать основные нормы этикета, но и понимать необходимость определенных правил и взаимоотношений. Манеры во многом отражают внутреннюю культуру человека, его нравственные и интеллектуальные качества. Умение правильно вести себя в обществе имеет очень большое значение: оно облегчает установление контактов, способствует достижению взаимопонимания, создает хорошие, устойчивые взаимоотношения.
Современный этикет регламентирует поведение людей в быту, на службе, в общественных местах и на улице, в гостях и на различного рода официальных мероприятиях - приемах, церемониях, . Этикет - очень важная часть общечеловеческой культуры, нравственности, морали, выработанной на протяжении многих веков жизни всеми народами в соответствии с их представлениями о добре, справедливости, человечности - в области моральной культуры и о красоте, порядке, благоустройстве, бытовой целесообразности - в области культуры материальной.
Одной из составных частей этикета является культура поведения человека, его манеры . - способ держать себя, внешняя форма поведения, обращения с другими людьми, употребляемые в речи выражения, тон, интонация, характерные для человека походка, жестикуляция и даже мимика. В обществе хорошими манерами считаются скромность и сдержанность, умение контролировать свои поступки, внимательно и тактично общаться с другими людьми. Дурными манерами принято считать привычку громко говорить, не стесняясь в выражениях, развязность в жестикуляции и поведении, неряшливость в одежде, грубость, проявляемые в откровенной недоброжелательности к окружающим, в пренебрежении к чужим интересам и запросам, в беззастенчивом навязывании другим людям своей воли и желаний, в неумении сдерживать свое раздражение, в намеренном оскорблении достоинства окружающих людей, в бестактности, сквернословии, употреблении унизительных кличек и прозвищ.
В целом этикет в цивилизованном обществе совпадает с общими требованиями вежливости, в основе которых лежат принципы гуманизма. Всем известны выражения: «холодная вежливость», «ледяная вежливость», «презрительная вежливость», в которых эпитеты, прибавленные к этому прекрасному человеческому качеству, не только убивают его сущность, но и превращают ее в свою противоположность. Эмерсон определял вежливость как «сумму маленьких жертв», приносимых нами окружающим нас людям, с которыми мы вступаем в те или иные жизненные отношения.
Ничто не стоит так дешево и не ценится так дорого, как вежливость. Истинная вежливость может быть лишь доброжелательной, так как она - одно из проявлений искренней, бескорыстной благожелательности по отношению ко всем другим людям, с которыми человеку приходится встречаться на работе, в доме, где живет, в общественных местах. С коллегами по работе, со многими знакомыми в быту вежливость может перейти в дружбу, но органическая благожелательность к людям вообще - обязательная база вежливости. Подлинная культура поведения - там, где поступки человека во всех ситуациях, их содержание и внешнее проявление вытекают из нравственных принципов морали и соответствуют им.
Культура поведения в равной степени обязательна и со стороны нижестоящего по отношению к вышестоящему. Она выражается прежде всего в честном отношении к своим обязанностям, в строгой дисциплинированности, а также в уважении, вежливости, тактичности по отношению к руководителю. То же - по отношению к сослуживцам. Требуя уважительного отношения к себе, задавайтесь почаще вопросом: отвечаете ли вы им тем же.
В основе любого этикета, включая деловой этикет, лежит забота о том, чтобы человек не мешал другому человеку , что-бы все вместе могли трудиться, созидать, жить и быть счастливыми, не ограничивая в этом никого другого. Не мешать друг другу надо уметь, и этому нужно воспитывать и себя, и других. При этом воспитывать нужно не столько манеры, сколько то, что выражается в манерах: бережное отношение к людям, к делу, к природе, к своему прошлому. Именно это делает человека носителем культуры.
При всей близости принципов делового этикета общечеловеческим нормам общежития, существует несколько правил , которые для деловых отношений имеют особо важное значение.
- Пунктуальность . Нужно уметь рассчитывать время, необходимое для того чтобы вовремя приезжать на работу. Иначе вас будут воспринимать как ненадежного, неорганизованного человека, на которого нельзя положиться.
- Не говорите лишнего . В сфере деловой этики существуют строгие нормы корпоративной конфиденциальности, предполагающие неразглашение сотрудниками коммерческой, технической, кадровой и иной информации. Это же относится и к информации личного характера.
- Стиль одежды . В любой ситуации вы должны выглядеть соответственно случаю и не выбиваться из стиля одежды, свойственного вашей деловой среде. Ваш индивидуальный вкус вы должны демонстрировать исключительно в рамках принятого dress code.
- Говорите и пишите на хорошем литературном языке . Стиль вашего письма и должен быть стилистически грамотным и лексически правильным. Умение человека грамотно излагать свои мысли не только облегчает взаимопонимание, но влияет на его образ в целом. От умения общаться часто зависит успех вашей деловой карьеры. Деловому человеку, для того чтобы преуспеть, необходимо овладеть и искусством риторики, то есть мастерством красноречия. Очень важно следить и за своей дикцией - произношением и интонацией. В деловом общении никогда не употребляйте жаргонных слов и оскорбительных выражений.
- Поддерживайте положительный образ () делового человека. Он может быть различным: от «человека приятного во всех отношениях» до надежного партнера, но крайне неприятного и некультурного человека. Создавая свой имидж, в первую очередь нужно думать о том, как вы будете выглядеть в глазах окружающих.
- Интерес и внимание к окружающим . Деловой человек должен искренне интересоваться другими людьми, больше слушать, чем говорить. Нужно узнать побольше о своем собеседнике, что он думает, какой он человек. Называйте своего собеседника по имени, задавайте вопросы. Все это поможет в налаживании дальнейших отношений.
- Быть самим собой . Люди очень тонко чувствуют фальшь и обман. Старайтесь быть проще и естественнее, и люди будут отвечать вам тем же.
- Думайте не только о себе, но и о других . Нельзя успешно вести дела, не учитывая мнения и интересов партнеров, клиентов, . Часто причинами неуспеха в делах становятся проявление эгоизма, зацикленности на своих интересах, стремление навредить конкурентам, даже сослуживцам, чтобы ускорить свою карьеру. Стремитесь всегда терпеливо выслушивать собеседника, учитесь уважать чужое мнение и понимать его, избавляйтесь от нетерпимости к инакомыслию, никогда не унижайте оппонента, даже если он дает к этому повод.
Определение этикета как установленного порядка поведения где-либо дает наиболее общее представление о нем. Деловой этикет богаче по своему содержанию, поскольку относится к данной категории как особенное к общему. Деловой этикет - важнейшая сторона морали профессионального поведения предпринимателя. У отечественных начинающих бизнесменов срывается множество выгодных сделок, особенно с инофирмами, из-за того, что они не знают правил делового этикета. А еще чаще их «подставляют» различные консультанты и секретарши. У многих «новых русских» дурной вкус заметен в одежде, манерах поведения.
В результате «новые русские», их консультанты и секретарши становятся предметом молчаливой и нелицеприятной критики со стороны партнеров. Уважающие себя и честь своей фирмы после первой же встречи прекращают все переговоры. А причиной тому - поведение «новых русских», оценить которое можно словами из знаменитой сказки про старуху, которая «ни ступить, ни молвить не умеет».
Чтобы не попасть в нелепую ситуацию, надо знать правила хорошего тона. В старые времена им крепко учил Петр Великий. В 1709 г. он издал указ, согласно которому подлежал наказанию каждый, кто вел себя «в нарушение этикету». Возможно, надо ввести наказание для тех отечественных бизнесменов, кто выставляет на посмешище не только себя, но и бросает тень на российское предпринимательство. Может быть, следует ввести даже экзамен на знание делового этикета.
Итак, знание делового этикета - основа предпринимательского успеха .
Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство двух его сторон: морально-этической и эстетической . Первая сторона - это выражение нравственной нормы: предупредительной заботы, уважения, защиты и т. д. Вторая сторона - эстетическая -свидетельствует о красоте, изяществе форм поведения.
Для приветствия пользуйтесь не только вербальным (речевым) средством «Здравствуйте!», «Добрый день», но и невербальными - жестами: поклоном, кивком, взмахом руки и т. п. Можно равнодушно сказать: «Здравствуйте», кивнуть головой и пройти мимо. Но лучше поступить иначе - сказать, например: «Здравствуйте, Иван Александрович!», тепло улыбнуться ему и остановиться на несколько секунд. Такое приветствие подчеркивает ваши добрые чувства к этому человеку, он поймет, что вы цените его, да и звучание собственного имени - приятная мелодия для любого человека.
Обращение без имени - обращение формальное: будь то подчиненный или начальник, сосед по лестничной площадке или попутчик в общественном транспорте. Обращение по имени, а еще лучше - по имени и отчеству -- это обращение к личности. Произнося имя, отчество, мы подчеркиваем уважение человеческого достоинства, демонстрируем душевное расположение. Такое приветствие говорит о культуре человека и создает ему репутацию деликатного, воспитанного, тактичного человека. Конечно, с подобными качествами люди не рождаются. Эти качества воспитываются, а потом входят в привычку. Чем раньше начнется такое воспитание, тем лучше: скорее войдет в привычку. Особенно тяжело дается формирование хороших привычек интеллигента бизнесменам первого поколения, так как приходится большей частью или путем проб и ошибок. Недаром англичане говорят: чтобы стать джентльменом, надо иметь в семье три университетских диплома: деда, отца и сына.
Этикет - явление историческое. Правила поведения людей изменялись с изменениями условий жизни общества, конкретной социальной среды. Этикет возник в период за- рождения абсолютных монархий. Придерживаться определенных правил поведения, церемониала было необходимо для возвеличивания царственных особ: императоров, королей, царей, князей, принцев, герцогов и т. п. для закрепления иерархии внутри самого классового общества. От знания этикета, выполнения его правил часто зависела не только карьера, но и жизнь человека. Так было в Древнем Египте, Китае, Риме, Золотой Орде. Нарушение этикета приводило к вражде между племенами, народами и даже к войнам.
Этикет всегда выполнял и выполняет определенные функции . Например, разделение по чинам, сословиям, знатности рода, званиям, имущественному положению. Особенно строго соблюдались и соблюдаются правила этикета в странах Дальнего и Ближнего Востока.
В России в начале XVIII в. стал усиленно внедряться западный этикет. На русскую почву переносились одежда, манера и внешние формы поведения. За соблюдением этих правил боярами и дворянским сословием (особенно в столичных городах) постоянно и настойчиво, порой жестоко, следил сам царь Петр I. За их нарушения строго наказывали. В дальнейшем, в царствование Елизаветы и Екатерины II, отбирались те правила этикета, которые отвечали требованиям и особенностям национальной культуры России. Россия как евразийская страна во многом соединяла противоположности Европы и Азии. А этих противоположностей было много не только в XVIII в., их много и сейчас. Р. Киплинг говорил, что Запад есть Запад, Восток есть Восток, и не встретиться им никогда. Так, в Европе траурный цвет - черный, а в Китае - белый. Даже в границах Российской империи правила поведения различных народов значительно отличались.
Конечно, общественный прогресс способствовал взаимопроникновению правил поведения, обогащению культур.
Мир становился теснее. Процесс взаимного обогащения правилами поведения позволил выработать взаимоприемлемый, признаваемый в главных чертах этикет, закрепляемый в обычаях и традициях. Этикет стал предписывать нормы поведения на работе, на улице, в гостях, на деловых и дипломатических приемах, в театре, в общественном транспорте и т.д.
Но кроме правил этикета для всех существует также профессиональный этикет. В жизни всегда были и останутся отношения, которые обеспечивают наивысшую эффективность в выполнении профессиональных функций. Участники какого-либо взаимодействия всегда стараются сохранить наиболее оптимальные формы этого взаимодействия и правила поведения. От новичка они станут требовать неукоснительного соблюдения отработанных и проверенных правил делового общения, так как последний облегчают выполнение профессиональных функций, способствуют достижению поставленных целей. В том или ином коллективе, группе работников, сотрудников, деловых людей складываются определенные традиции, которые с течением времени приобретают силу моральных принципов и составляют этикет данной группы, общности.
В практике деловых отношений всегда есть какие-то стандартные ситуации, которых невозможно избежать. Для этих ситуаций и вырабатывают формы и правила поведения. Этот набор правил составляет этикет делового общения. Вот одно из определений этикета - это свод правил поведения в бизнесе, который представляет внешнюю сторону делового общения.
Деловой этикет - результат длительного отбора правил и форм наиболее целесообразного поведения, которое способствовало успеху в деловых отношениях. Не всегда легко давалось освоение этих правил, поэтому предприниматели «от сохи» нередко отзывались о них не очень лестно: «Зачем мне все это?» Можно следовать и данному принципу. Однако если вы хотите установить прочные деловые отношения с зарубежными партнерами, то знание делового этикета просто обязательно.
Можно напомнить, как устанавливались торговые связи со средневековой Японией, которая до известной эпохи Мейцзи была почти наглухо закрытой для остального мира. Коммерсант, купец, прибывший в Страну восходящего солнца для установления деловых связей, представлялся императору. Процедура представления была столь унизительной, что не каждому зарубежному гостю она была под силу. Иноземец должен был от двери приемной залы ползти на коленях к отведенному ему месту, а после приема таким же образом, пятясь как рак, покинуть свое место и скрыться за дверью.
Но как и в те давние времена, так и сейчас, правила делового этикета помогают сближению экономических и финансовых интересов торговых людей, бизнесменов. Прибыль была и остается выше всех различий национального характера, вероисповедания, социального положения, психологических особенностей. Эти различия подчинялись этикету интересующей бизнесмена страны. Подчинение правилам игры определяющей стороны создавало основу для успеха сделки.
Какие же правила поведения надо знать предпринимателю? Прежде всего следует помнить, что деловой этикет включает точное соблюдение правил культуры поведения, которая предполагает в первую очередь глубокое уважение человеческой индивидуальности . Социальная роль, которую играет тот или иной человек, не должна быть самодовлеющей, не должна она оказывать и гипнотического влияния на делового партнера. Культурный предприниматель будет в равной степени уважительно относиться и к министру, и к рядовому техническому работнику министерства, президенту компании, фирмы и уборщице офиса, т. е. всем показывать искреннее уважение. Это искреннее уважение должно стать составной частью натуры, но только в том случае, если научиться верить в порядочность людей. Нельзя при первой встрече обнаружить даже признак того, что для вас он «темная лошадка», стремящаяся вас обязательно обойти на прямой или вираже, а говоря проще - обмануть. В основе поведения должна лежать нравственная оценка: деловой партнер - хороший человек! Если, конечно, он не доказал своими поступками обратного.
Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального (словесного, речевого) этикета , связанного с формами и манерами речи, словарным запасом, т. е. со всем , принятым в общении данного круга деловых людей. Существуют исторически наработанные стереотипы речевого общения. Ими пользовались ранее русские купцы, предприниматели, а сейчас их используют культурные российские и зарубежные деловые люди. Это слова: «дамы», «господа», «судари» и «сударыни». Среди других социальных групп подобные обращения пока широко не прививаются, и мы часто наблюдаем, как люди испытывают чувство внутреннего дискомфорта на встречах, собраниях, поскольку не знают, как обратиться друг к другу: слово «товарищ» как бы принижает их достоинство из-за определенного отношения к этому слову, сложившегося под влиянием средств массовой информации. А с другой стороны, многие до «господ» явно не доросли из-за своего нищенского существования. Поэтому очень часто в транспорте, в магазине, на улице мы слышим унизительные фразы: «Эй, мужчина, подвиньтесь», «Женщина, пробейте билет» и т. д.
Среди деловых людей обращение «господин» имеет право на жизнь. Это слово подчеркивает, что данные граждане, социальная группа свободны и независимы в своих действиях более, чем какая-либо другая социальная группа в современной России. Кроме того, эта форма обращения не заимствована слепо где-либо на Западе или Востоке. Бездумные заимствования, запускаемые в оборот чаще всего нашими не очень культурными теле- и радиожурналистами, репортерами, как правило, режут слух и подчеркивают убогость и претенциозность подобных заимствований, например: «состоялась презентация», «формируется новый менталитет русских» или «спонсоры вернисажа» и т. п. «Господин» - исконно русское слово. Оно имеет самое распространенное значение как форма вежливого обращения к группе лиц и отдельному лицу, употреблявшаяся в привилегированных слоях . Кроме того, в другом его значении - «хозяин имущества» есть и уважительное отношение к человеку.
В деловом разговоре надо уметь дать ответ на любой вопрос. Даже на простейшие, задаваемые ежедневно по несколько раз: «Как дела?», всегда необходимо помнить о чувстве меры. Не ответить ничего невежливо; буркнуть: «Нормально» и пройти мимо тоже невежливо, если не грубо; пуститься в долгие рассуждения о своих делах - прослыть занудой. В таких случаях деловой этикет предписывает отвечать примерно следующее: «Спасибо, нормально». «Спасибо, пока жаловаться грех» и т. п., интересуясь, в свою очередь: «Надеюсь, что и у вас все обстоит нормально?» Такие ответы нейтральны, они успокаивают всех, следуют сложившимся в России нормам: «Не сглазь, когда дела идут хорошо».
Однако у чехов, словаков, поляков и югославов на вопрос: «Как дела?» правилами делового этикета не возбраняется кратко рассказать о трудностях, пожаловаться, например, на дороговизну. Но говорят об этом, бодро подчеркивая, что деловой человек преодолевает трудности - их немало в его деле, но он знает, как с ними справиться, и гордится этим. А без трудностей и забот живет только бездельник.
В (словесном, речевом) общении деловой этикет предполагает применение различных психологических приемов. Один из них - «формула поглаживания». Это словесные обороты типа «Удачи вам!», «Желаю успеха», известные фразы: «Большому кораблю - большое плавание», «Ни пуха, ни пера!» и т. п., произносимые с различными оттенками. Широко применяются такие речевые знаки расположения, как «Салют», «Нет проблем», «О"кей» и т. п.
Но следует избегать таких явно язвительных пожеланий, как «Вашему теленку злого волка съесть».
В речевом этикете деловых людей большое значение имеют комплименты - приятные слова, выражающие одобрение, положительную оценку деятельности в бизнесе, подчеркивающие вкус в одежде, внешности, сбалансированность поступков партнера, т. е. оценка ума делового партнера. Не напрасно героиня популярного когда-то фильма «Старшая сестра» говорила, что ласковое слово и кошке приятно. С этой точки зрения - не механизм лести. Лесть, особенно грубая, - это маска, за которой чаще всего скрывается меркантильный интерес. Комплимент, тем более, если вы имеете дело с партнером-женщиной, - необходимая часть речевого этикета. Во время делового общения всегда есть реальная возможность для комплиментов. Они воодушевляют вашего делового партнера, придают ему уверенность, одобряют. Особенно важно помнить о комплименте, если вы имеете дело с новичком да, к примеру, потерпевшим на первых порах неудачу. Не случайно в японских фирмах запрещена открытая критика своих работников: фирме это невыгодно, так как трудовая активность и инициатива снижаются.
Деловой этикет предписывает неукоснительное соблюдение при переговорах правил поведения страны - партнера по бизнесу. Правила общения людей связаны с образом и стилем жизни, национальными обычаями и традициями. Все это результат многовекового жизненного опыта, быта предшествующих поколений того или иного народа. Какие бы ни были традиции, правила , - их приходится выполнять, если, конечно, вы хотите добиться успеха. Справедлива пословица «В чужой монастырь со своим уставом не ходят». Нередко надо соблюдать все правила даже в том случае, если они вам не по душе. Интересы дела выше ваших вкусов и пристрастий.
Во время деловой беседы с итальянцами постарайтесь не демонстрировать своего неприятия их громкой, чрезмерно оживленной речи, горячности обсуждения даже несущественного вопроса, а при общении с японцами не удивляйтесь употреблению ими сверхвежливых оборотов речи. Сверхвежливость по отношению к партнеру и «приниженность» собственного «Я» (например, «Я, недостойный, и моя ничтожная жена приглашаем вас, высокочтимого и благородного, к нам в гости») не мешают, а помогают японцам прекрасно вести свои дела. Трудно найти другого делового партнера, который заранее с такой скрупулезностью не просчитал бы самые невероятные варианты предстоящей сделки и расставил столько различных (финансовых, юридических и других) ловушек своему партнеру по переговорам, как японец. Японская сверхвежливость - своего рода наркотик, усыпляющий бдительность партнера по переговорам. В любой финансовой, технической и другой деловой сделке японцы, как правило, обводят вокруг пальца наших излишне поддающихся на банальные комплименты и лесть отечественных бизнесменов.
Деловой этикет требует особого поведения в общении с клиентами. В каждом лице услуг, оказываемых клиентам, есть свои профессиональные тонкости в поведении. Но всегда надо помнить, что определяет отношения с клиентами самый главный принцип: клиент - самый дорогой и желанный человек в вашем офисе (магазине, предприятии). Если клиентов много, то обычно стараются в первую очередь обслужить дам и престарелых людей. Но в любом случае в работе с клиентами надо быть хорошим психологом.
Важно также соблюдать определенные правила в отношении одежды и внешнего вида. Совсем необязательно надевать сверхмодный костюм. Важно, чтобы костюм был в приличном состоянии, не висел на вас мешком, а брюки не должны напоминать засаленную старую гармошку. Костюм должен быть к месту и ко времени. Если переговоры с партнерами назначены на дневное время, подойдет светлый костюм. Брюки и пиджак могут быть различных цветов. Но если переговоры идут вечером, костюм должен быть темным, рубашка - обязательно свежей, глаженой, галстук - не кричащим, ботинки - вычищенными. Элегантность делового человека определяют рубашка, галстук и ботинки, а не количество костюмов, которые он привез с собой.
Для поездки за границу достаточно иметь три комплекта одежды: темный и светлый костюмы, приличную куртку и свитер для прогулок. Если маршрут вашей поездки проходит через страны Востока, то помните, что женщинам не следует надевать брюки, появляться на улице, в общественных местах без чулок или колготок (особенно в странах, исповедующих ислам), а мужчинам в ярких галстуках.
Необходимо помнить, что в деловых отношениях мелочей нет. Для бизнеса этикет значит очень много. Одежда, поведение предпринимателя, менеджера - это его визитная карточка. О госте начинают составлять представление заранее, собирая о нем информацию. Источниками информации служит поведение бизнесмена в пути к месту деловой встречи, в гостинице, во время самой встречи. Помните, вас всюду окружают люди, которые с той или иной степенью пристрастности изучают вас.
Соблюдение важнейших правил поведения с незнакомыми людьми - признак вашей респектабельности, воспитанности, уверенности в себе. Существует целый ряд правил поведения в различных видах транспорта: самолете, поезде, автомобиле. Долгое путешествие располагает к неторопливой беседе. Надо уметь вести ее. Прежде всего, не следует злоупотреблять вниманием попутчиков, не стремиться как можно быстрее завладеть всеми сторонами беседы, не быть излишне говорливым: болтливость - признак дурного тона. Другая крайность - замкнутость, мрачный вид, нелюдимость. Следует также помнить, что разговоры во время полета или поездки об авариях, катастрофах на транспорте не создают вам благоприятного имиджа, не способствуют установлению дружеских или деловых контактов с окружающими. После приземления самолета в знак признательности не спешите вручить стюардессе чаевые, она их не возьмет. Можно поблагодарить экипаж корабля аплодисментами за мастерство, культуру обслуживания.
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоятельств какого-либо дела. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу и т. д. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового договора является телефонный разговор.
У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но к деловому телефонному разговору надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводят к значительным потерям рабочего времени (до 20-30 %). Так утверждает американский менеджер А. Маккензи. Среди 15 главных причин потерь времени бизнесменом, менеджером он поставил на первое место телефонные разговоры. Психологи отмечают, что продолжительность телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски. Излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой нечеткости, неделовитости фраз, что увеличивает время телефонного разговора.
Известно также, что при телефонном разговоре наблюдается такое явление, как пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторонами. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость и т. п.
Следует вовремя выйти из контакта с партнером, чтобы сохранить деловые отношения. Кроме того, ведя длительные телефонные разговоры, вы можете получить репутацию зануды или пустомели. Подобная репута-
ция подорвет интерес к вам и к вашим деловым предложениям. Чтобы восстановить доброе имя фирмы и свое реноме, придется затратить значительно больше усилий, чем при установлении первого делового контакта.
По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Поэтому можно сделать выводы о том, что эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Существенное значение имеет также умелое проявление экспрессии. Она свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, в его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. Как это сделать, при помощи каких средств? Голос, тон, тембр, интонации внимательному слушателю говорят очень много. По данным психологов, тон, интонация могут нести до 40 % информации. Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного разговора. Самому же стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать собеседника.
Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу и грамотно изложены по форме. В разговоре старайтесь не допука выражений типа «идет», «добро», «лады», «пока» и т. п. В телефонном разговоре также лучше не употреблять специфические, профессиональные выражения, которые могут быть непонятны собеседнику.
Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи; быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, поселков, имена собственные, фамилии и т. п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.
Вся система правил делового этикета построена на основе ниже приведенных принципов:
Принцип уважения
Принцип приоритета старшего
Принцип приоритета женщины
Принцип эстетики
Принцип гигиены
Уважение включает в себя вежливость, соблюдение статусных различий, сочетание равенства (паритета) и преимущества (приоритета). Степень жесткости нормативных требований зависит от ситуации и может сильно меняться в зависимости от культурно-исторического контекста. Требования этикета могут выступать только как добровольно принимаемые каждым человеком обязанности по отношению к другим людям.
Поведение участников делового взаимодействия в значительной степени определяется соотношением их статусов. При этом более высокий статус имеет начальник по отношению к подчиненному, старший по отношению к младшему, женщина по отношению к мужчине, более опытный по отношению к новичку, группа по отношению к одному человеку. Тот, кто имеет более высокий статус, обладает приоритетом, преимуществом. Иногда статусные отношения являются противоречивыми. На практике часто приоритет старшего и приоритет женщины оказываются в конкурирующих отношениях. Это противоречие разрешается в зависимости от ситуации, разницы в статусе, установившихся отношений и личной воли старшего по должности. В более официальной обстановке и при значительной разнице в должностном положении статус начальника-мужчины безусловно выше статуса женщины-подчиненной. В менее официальной обстановке начальник может в виде любезности отдать преимущество женщине, например, пропустив ее в дверь. Таким образом, он проявит свою воспитанность и доброжелательность. Женщина не должна сама принимать решение о свое статусном преимуществе, однако не должна и отказываться от привилегий, предоставляемых ей начальником.
Выполнение норм делового этикета требует определенных усилий, самоконтроля и самоограничения, и при этом обеспечивает сочетание вне-личностных требований, условий и задач общества с поведением и проявлениями личности. Таким образом, деловой этикет является важной составляющей делового общения, обеспечивая на поведенческом уровне согласование интересов все его участников.
В основе правил делового этикета лежат общие предпосылки и основные принципы. Первые представляют собой следующие постулаты:
К любому человеку, с которым имеешь дело в бизнесе, следует относиться с одинаковой учтивостью и уважением;
Правила этикетного поведения одинаковы для мужчин и для женщин.
При этом сохраняются, естественно, и правила общепринятого этикета, хотя некоторые из них сейчас утратили свою обязательность, например, элементы «рыцарского» поведения. Например, оплата счетов в ресторане, распахивание дверей перед женщиной, вскакивание со стула, если входящая женщина опоздала к назначенному времени, пропускание дамы вперед при выходе из лифта - такие традиции уже отходят в прошлое.
Современный деловой этикет рекомендует выходить первым тому, кто находится ближе к двери. Мужчина и женщина надевают каждый свое пальто сам, хотя если у кого-либо при этом случаются затруднения, другой обязан помочь ему. Необходимо всегда принимать знаки внимания со стороны другого человека. Женщины должны не только открывать двери сами, но и пропускать других в случае необходимости, причем вне зависимости - мужчина это или женщина. Обходительность, такт, отдача и получение, оказание взаимной помощи в случае необходимости, причем равно для лиц обоего пола - таковы основные черты делового этикета.
Золотое правило: относитесь к другим, ко всем без исключения, так, как вы бы хотели, чтобы относились к вам. Вежливый человек - тот, кто научился смотреть на себя как бы со стороны, глазами других людей. Об этом сказал в своей статье « О хороших манерах » народный артист Н.П.Акимов: « Если бы удалось приучить людей почаще оценивать собственное поведение со стороны, видеть себя как бы сторонним взглядом - свою позу, свои движения, слышать свои слова и свои интонации - это было бы огромным достижением в нашей жизни. Потому что человек, совершающий неэтичный поступок, делается при этом некрасивым, а этого никому не хочется. Невоспитанный молодой человек, грубо отталкивающий пожилого при посадке в трамвай, не думает о том, какой у него в это время неприглядный вид. Но если он знает, что на остановке осталась провожавшая его девушка, в глазах которой он хочет быть красивым, он непременно будет вести себя изящно и даже уступит дорогу женщине». Акимов Н.П. « О хороших манерах ». М.: 1979.
Но просто быть вежливым, доброжелательным и т.д. недостаточно. В деловом этикете общие принципы правильного поведения выражаются в следующих его основных понятиях:
Делать все вовремя.
Не говорить лишнего.
Думать не только о себе, но и о других.
Одеваться как положено.
Говорить и писать хорошим языком.
1. Первое из таких обязательств - делать все вовремя означает необходимость прийти вовремя на работу, причем так надо делать каждый день. Если обстоятельства не позволяют в какой-либо день являться на работу вовремя, следует позвонить в офис и предупредить своего начальника - только так в этой ситуации вы сможете сохранить свою репутацию надежного человека. Мало того, что опоздания мешают работе, они есть признак того, что на человека нельзя положиться и он скверный исполнитель. Вполне очевидно, что наличие такого отрицательного качества, как несвоевременность выполнения обязательств, влияет на служебное продвижение.
Требование все делать вовремя касается и всей иной профессиональной и служебной деятельности. Все дела должны делаться в срок. Поэтому важным является умение рассчитать необходимое для выполнения время, учитывая те возможные проблемы, которые трудно прогнозировать.
2. Не говорить лишнего. Суть этого принципа в том, что человек обязан хранить секреты своей организации. Причем речь идет о всех делах фирмы или учреждении, где он работает, - от технологических до кадровых. То же можно сказать и о тех подробностях своей личной жизни, о которых могут поведать друг другу сослуживцы.
3. Думать не только о себе, но и о других. Без этого не может быть и речи о каких-либо успехах. Не учитывать мнение и интересы покупателя, клиента или партнера - все равно, что пытаться лететь в вакууме, махая крыльями. Один из бизнесменов сказал по этому поводу: `Все неприятности происходят из-за эгоизма или зацикленности на своих интересах. Например, иногда стараются навредить коллегам, чтобы заработать преимущество в конкуренции с сослуживцами или выдвинуться в рамках собственного заведения.
Всегда надо иметь в виду, что у всех есть свои интересы и во всякой точке зрения содержится частица истины, даже если вам кажется, что ваш оппонент или собеседник абсолютно не прав. Поэтому непреложным требованием делового этикета является необходимость уважать чужое мнение и стремление понять его.
4. Одеваться как положено. В этом принципе самое главное - необходимость вписаться в окружение на службе, а внутри этого окружения - в контингент работников вашего уровня. Помимо того, что вам надо `вписаться`, ваша одежда должна быть выбрана со вкусом - соответствовать моде по фасону и цветовой гамме. То же касается обуви и прочих аксессуаров.
Если сразу после работы вам предстоит деловой ужин, то не одевайтесь в вечерний туалет, иначе люди подумают, что у вас к ним личный, а не профессиональный интерес (тем более, если вы встречаетесь с лицом противоположного пола).
5. Говорить и писать хорошим языком. Этот принцип означает, что все произносимое и написанное вами - записки, письма и т.д. - должны не только нести ясную и целенаправленную мысль, но и быть изложены хорошим языком, причем все имена собственные должны произноситься и писаться без ошибок. В случае трудностей с грамматикой и правописанием пользуйтесь словарями, учебниками и услугами более грамотных сотрудников.
Необходимо запретить самому себе использовать бранные и нецензурные выражения - даже чужие, которые вы пересказываете. Существует множество «словозаменителей», которые способны передать ваше негативное отношение к чему-либо. К тому же не исключен вариант, что слишком принципиальный начальник (особенно начальница) может вас уволить за ненормативную лексику.
Высокая культура общения предполагает развитое умение говорить и слушать, вести беседу. Вряд ли есть лучшее средство для развития ума и культуры общения, чем беседа. Это целое искусство, с помощью которого люди познают друг друга, находят взаимопонимание, убеждаются в правильности или неправильности своих представлений по самым разным вопросам.
В аспекте человеческого общения большая часть информации передается посредством жестов, позы, расположения и соблюдения дистанции между партнерами. Представление о том, как происходит коммуникация между людьми, управление этими явлениями помогут больше узнать о поступках своих партнеров, тем самым получая возможность улучшить взаимоотношения с другими людьми.
К.С.Станиславский утверждал: «Люди общаются с помощью органов своих пяти чувств, с помощью видимых и невидимых путей общения: глазами, мимикой, голосом, движениями рук, пальцев, а также через восприятие ». Станиславский К.С. Собр.соч. Т.2. Порой происходит казус: мы говорим правильные слова, но нам не доверяют. Это происходит тогда, когда наша мимика, пластика, поза, которую мы принимаем в момент общения не соответствует тому, о чём мы говорим.
В деловой сфере социальное поведение людей регулируется с помощью многочисленных формальных и неформальных социальных норм - правовых, экономических, административных, технико-технологических, социальных норм. А также установлений, касающихся как качественных и количественных параметров выпускаемой продукции или оказываемой услуги, так и характера совместной деятельности его сотрудников и подразделений, и их взаимодействия с внешней по отношению к предприятию средой - поставщиками, потребителями, государственными структурами и обществом в целом.
Поведение каждого работника, отдельных подразделений, их руководителей и предприятия в целом регулируют и контролируют формальные и неформальные социальные нормы. К первым относятся нормы, документально закрепленные и подкрепленные санкциями. Формальные нормы внутри предприятия представлены набором регламентов управления, охватывающих все системы и уровни управления, роль внешних по отношению к предприятию формальных норм исполняют правовые, административные и технические нормы федерального, регионального и ведомственного характера. Вторые - неформальные нормы - это складывающиеся в процессе взаимодействия людей и отраженные в сознании общества (или группы, если речь идет о групповых нормах) эталоны, правила и требования поведения. Они играют важную роль в регулировании всех этих взаимодействий наряду с формальными нормами.
Что такое этика делового общения? Это вежливость, культура общения и умение решить любую ситуацию без спора и криков. Как и общечеловеческие моральные нормы, так и этика делового поведения нигде не прописана. Поэтому ее понятие у людей несколько расплывчато. В этой статье вы сможете познакомиться с правилами принципами и нормами делового поведения.
Понятие
Что такое этика делового общения? Это принципы и нормы, которые вырабатывались годами. Благодаря им можно решить любую спорную ситуацию без конфликта и рукоприкладства. Этика делового общения регулирует служебные обязанности сотрудников, внешнее и внутреннее их поведение, а также формирует деловую репутацию каждого конкретного сотрудника. Благодаря нормам, правилам и принципам людям удается соблюдать дружескую атмосферу в коллективе, избегать споров и недоразумений. Неписаное уважение, который каждый человек испытывает к своему начальству, коллегам, а также клиентам дает ему возможность относиться ко всем беспристрастно.
Некоторые компании даже создают письменные этические кодексы, чтобы сотрудники знали как нужно вести себя в той или иной ситуации. А в некоторых компаниях проходят специальные психологические курсы и тренинги.
Уважение чужого мнения
Как часто человек считает, что он прав, а окружающие - нет? Такое случается постоянно. Этика делового общения - это, в первую очередь, уважение чужого мнения. Человек должен понимать, что на работе, да и в жизни, его окружают люди, которых воспитывали, руководствуясь какими-либо иными принципами, возможно, у них другие жизненные ценности. Но ваше видение мира и ваши ценности не должны мешать работать с людьми. Уважение чужого мнения - это путь к успеху, который ведет к повышению. Люди, умеющие войти в положение другого и выслушать его аргументированную позицию, всегда добиваются большего, чем те персоны, которые считают, что их мнение единственное, которое заслуживает внимания.
Особенности этики делового общения заключаются в том, что людям приходится находить компромиссы. Нет волшебного средства, которое помогает человеку убедить своего оппонента в собственной правоте. Приходится делать это с помощью аргументов. И если вы не умеете четко, красиво и лаконично доказать свою позицию, будьте готовы к тому, что ваше мнение останется неуслышанным. Обижаться в такой ситуации не на кого. Следует понимать, для того чтобы стать кем-то в деловом мире, нужно уметь преподнести себя и свое мнение. А также не забывать его периодически корректировать, если этого требуют обстоятельства.
Сплетни
Этика делового общения - это уважение к своим коллегам. А про какое уважение можно говорить, если человек распускает сплетни? Нормальные отношения можно поддерживать с теми людьми, которые не будут смешивать свою личную жизнь и деловые связи. Конечно, вашим коллегам может быть интересна информация о новом ресторане, в котором вы вчера были, но слушать о том, как вам надоел начальник, будет приятно не всем. И если обсуждение руководства со своими коллегами по цеху - это полбеды, то обсуждение своих коллег - настоящая проблема. Если вы будете распространяться о ком-то и разбалтывать чужие секреты, к вам перестанут относиться серьезно.
Нужно уметь уважать чужую личную жизнь. Не сочиняйте баек и не передавайте услышанное от коллег за совместно выпитой чашкой кофе. Умейте быть выше сплетен и пересудов. Если вас кто-то спросит мнение относительно той или иной персоны, просто скажите то, что вы смело могли бы высказать в лицо той личности, о которой идет речь.
Не говорите лишнего
Хотите показаться умнее? Больше молчите. Это золотой принцип этики делового общения. Чтобы не попасть в нелепую ситуацию, старайтесь сохранять хладнокровие. Если вам нечего сказать коллеге за чашкой кофе, вы вполне можете провести свой перерыв в тишине. Не бойтесь того, что о вас плохо подумают. Хуже будет, если вы заговорите о чем-то абсолютно неинтересном для вашего собеседника.
Следите за тем, что и кому вы рассказываете. Постарайтесь не обсуждать своих коллег и не высказываться плохо о текущем состоянии рабочего проекта. Также следует исключить тему финансов. Обсуждать денежные вопросы можно только с клиентами или партнерами по бизнесу. Дела нужно вести открыто. Коллеги должны точно знать, кто, за что и сколько получает. Прозрачная бухгалтерия убирает все споры и недопонимания, которые могут возникнуть в коллективе.
Не нарушайте устных договоренностей
Человек, который держит свое слово, достоин уважения. Умение соблюдать устные договоренности - это один из принципов этики делового общения. Договорившись с кем-то о чем-то, вы должны записать то, что пообещали сделать. И если у проекта есть дедлайн, вам нужно будет уложиться в сроки, а в идеале - сделать заранее. Не давайте обещаний, если знаете, что не сможете выполнить просьбу. Вам не хочется обидеть человека? Вы обидите его сильнее, если разочаруете, когда не сможете выполнить обещанного. Давать отказы на просьбы о помощи не так страшно, хуже прослыть человеком, который не выполняет своих обещаний.
Порой некоторые недобросовестные люди могут что-то пообещать и забыть. А когда с них будут спрашивать результат, они скажут, что договора не было, так как ничего нигде не задокументировано. Скидывать с себя ответственность подобным образом не стоит. Один раз подорвав доверие к себе, его будет сложно вернуть, а порой, невозможно.
Культура речи
Хотите соблюдать правила этики делового общения? Тогда следите не только за тем, что вы говорите, но и за тем, как вы это делаете. Придерживайтесь делового стиля общения. Не используйте грубые и тем более матерные слова. Не повышайте голос ни на коллегу, ни на начальника, ни на спонсора. Спокойный и рассудительный человек всегда внушает больше доверия.
Контролируйте скорость своей речи. Некоторые люди говорят слишком быстро, другие же, наоборот, привыкли растягивать слова. И тот и другой варианты неуместны. Следует говорить с оптимальной для слушателя скоростью. Выработать вы ее можете дома, разговаривая с родными.
Если у вас есть сильный акцент, вам нужно от него избавиться. Некоторые считают, что неправильный говор добавляет им шарма. Смешно это слышать. Возможно, актера это и сделает более харизматичным, но точно не человека в деловом костюме.
Не пренебрегайте здоровьем своим и чужим
Начальники должны заботиться о подчиненных. Если у какого-то проекта поджимают сроки, можно попросить сотрудников поработать сверхурочно, но за эту переработку следует давать дополнительный выходной. Если же переработки случаются слишком часто, задумайтесь о том, насколько правильно поставлен процесс работы. Возможно, ваши доверенные люди, которые курируют тот или иной проект, не справляются с поставленной перед ними задачей.
В и делового общения существуют невидимые границы, которыми отделен каждый человек. Эта область называется личным пространством. Нарушать его не следует. Каждый человек должен заботиться о том, чтобы не переступить границы личного пространства коллеги и не довести его тонкую душевную натуру до слез. Такие случаи нередки. В любом коллективе можно встретить энергетических вампиров, которые только тем и занимаются, что портят окружающим настроение.
Язык тела
Рассказывая кратко об этике делового общения нельзя не упомянуть о невербальных знаках. Язык тела играет важную роль как в повседневной жизни, так и в деловом мире. Что же нужно знать и чего следует избегать? Общаясь со своими партнерами, или же коллегами, постарайтесь не принимать закрытых поз. Не перекрещивайте руки или ноги без особой на то необходимости. Не прячьте руки в карманы. Если вы не можете найти применение рукам, жестикулируйте.
Не вертите карандаши и ручки. Мелкие предметы, летающие то и дело в зоне видимости, очень отвлекают от сути разговора. Не делайте резких движений. Именно они выдают внутреннее напряжение. Будьте расслаблены. Вам должно быть уютно сидеть в кресле или стоять напротив человека.
Не задумывайтесь о своей внешности. Очень неприятно смотреть, как человек, сидящий перед вами, то и дело поправляет прическу или галстук. Это показывает тот факт, что ваш оппонент пытается всеми силами вам понравиться.
Дайте высказаться другим
Нормы этики делового общения подразумевают учтивое общение людей друг с другом. Вероятно, вы замечали, что некоторые люди, в порыве страсти или когда их умом полностью завладела какая-то мысль, начинают вести себя очень неестественно. Они повышают голос, перебивают собеседника и считают, что их мнение единственно верное. Вы должны уважать всех людей, собравшихся в кабинете. Дайте высказаться каждому.
Даже если вы глава организации и уже приняли решение, послушайте мнение со стороны. Человеку всегда приятно, когда его мнением интересуются. Даже если вы не примените советов, полученных от своих коллег, сам факт уважительной беседы поднимет вас в их глазах. Главное, следует запомнить, что перебивать человека нельзя никогда. Даже если ваш оппонент несет полную ерунду, следует дослушать его до конца.
Слушайте собеседника
Понятие этики делового общения базируется на уникальном свойстве человека, которым обладают очень немногие. Умение слушать - величайший дар, который можно в себе развить. Слышать собеседника может каждый, но вот вникать в суть его монолога могут не многие. Большинство людей так привыкли играть в одни ворота, что они даже не пытаются вникнуть в суть беседы. Когда человек не говорит, он формирует в мозгу фразу, которую произнесет. У него просто не остается свободного времени на то, чтобы понять, о чем же, вообще, идет речь. Именно по этой причине и происходит большинство споров. Сложно доносить до человека свои мысли, когда он закрывается и думает совершенно не о предмете разговора.
Развить в себе навык внимательного слушателя легко. Постарайтесь не вести внутреннюю беседу с самим собой в то время, когда с вами кто-то разговаривает. Возможно, поначалу это будет сложно. Чтобы проверить, насколько хорошо вы вникли в суть беседы, после каждого разговора делайте простое упражнение. Раскручивайте диалог назад. Фраза за фразой пытайтесь выстроить свою речь и речь собеседника. Такое простое упражнение покажет вам, сколько процентов разговора получилось запомнить.
Ведите себя дружелюбно
Этика и культура делового общения базируется на вашем внутреннем и внешнем состоянии. В любой ситуации, как бы плохо вам ни было, следует держать лицо. Улыбайтесь человеку и говорите с ним максимально дружелюбно. Ваш оппонент не виноват в семейных неурядицах, в том, что автобус опоздал или что машина утром не завелась.
Мелкие неприятности не должны портить настроение ни вам, ни вашим коллегам. Благодаря позитивному взгляду на мир и дружелюбному настрою, вы прослывете добрым и открытым человеком. Такая характеристика позволит вам завоевать доверие коллег, клиентов и начальства. А главное, всегда находясь в хорошем настроении, у вас выработается привычка позитивного мышления, которая поможет вам преодолевать все жизненные неприятности.
